BCP คืออะไร? ทำไมคนทำธุรกิจจำเป็นต้องรู้
BCP คืออะไร?
Business Continuity Plan หรือ BCP คือ แผนในการรับมือกับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตที่อาจจะทำให้ธุรกิจต้องหยุดชะงักลง โดยที่เหตุการณ์เหล่านั้นอาจเกิดขึ้นเพียงชั่วคราว หรือใช้ระยะเวลานานหลายวันหรือหลายสัปดาห์ ซึ่งการทำ BCP เอาไว้ตั้งแต่เนิ่น ๆ จะทำให้องค์กรหรือธุรกิจสามารถกลับมาดำเนินการต่อได้อย่างรวดเร็ว และเกิดผลกระทบน้อยที่สุดต่อการดำเนินธุรกิจ ทรัพย์สิน องค์กร รวมถึงลูกค้า ดังนั้น การที่ธุรกิจหรือองค์กรได้ทำ BCP หรือมีแผนฉุกเฉินย่อมดีกว่าการรับมือและแก้ไขสถานการณ์ภายหลังจากการเกิดสถานการณ์ที่ไม่แน่นอน
BCP มีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร
การทำ BCP ไม่ได้เป็นเพียงแค่การเตรียมแผนรับมือ แต่ยังช่วยป้องกันและส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร เนื่องจากเป็นแผนรับมือเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน หรือความเสียหายจากปัจจัยภายนอก เช่น ภัยธรรมชาติ อุบัติเหตุ การก่อเหตุวินาศกรรม ความผิดพลาดในการขนส่ง รวมถึงสถานการณ์ด้านพลังงาน สารเคมีรั่วไหล และการถูกโจมตีทางไซเบอร์ ซึ่งนอกจากจะเป็นการป้องกันและฟื้นฟูแล้ว Business Continuity Planning ยังช่วยให้องค์กรได้ตรวจสอบความผิดปกติหรือจุดอ่อนในด้านต่าง ๆ ภายในองค์กรเพื่อหาทางแก้ไขและป้องกันได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ ในขั้นตอนของการทำ BCP
BCP ต้องทำอะไรบ้าง
สำหรับสิ่งที่ต้องทำในการวางแผน BCP คือการวิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงในหลาย ๆ ด้านภายในองค์กร โดยที่ไม่ต้องรอให้เกิดเหตุการณ์หรือเข้าใกล้ความเสี่ยงก่อนแล้วค่อยวางแผน เพราะ BCP Plan คือสิ่งที่ควรมีตั้งแต่ยังไม่เกิดเหตุหยุดชะงักและเมื่อเกิดเหตุการณ์แล้วจึงปฏิบัติตามแผน BCP ที่วางไว้ สิ่งที่ควรทำสำหรับ BCP ก็คือการจัดทีมงานสำหรับแผนทางธุรกิจ การวิเคราะห์ผลกระทบ บริหารทรัพยากร การวางแผนรับมือและฟื้นฟู สิ่งสุดท้ายของแผน BCP คือ การทดสอบและปรับปรุง
Business Continuity Plan มีขั้นตอนอะไรบ้าง?
1. จัดตั้งทีมทำงานที่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ BCMS
เริ่มต้นด้วยการคัดสรรบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถจากหน่วยงานต่าง ๆ มารวมตัวกันเป็นทีม BCMS (Business Continuity Management System) ทีมนี้จะทำหน้าที่เป็นแกนหลักในการขับเคลื่อนกระบวนการทั้งหมด ตั้งแต่การวางแผน การดำเนินงาน ไปจนถึงการบำรุงรักษาแผนอย่างต่อเนื่อง
2. วางแผนและควบคุมการดำเนินการ
กำหนดขอบเขตและเป้าหมายของ BCP ให้ชัดเจน รวมถึงจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็น เช่น งบประมาณและบุคลากร จากนั้นวางแผนขั้นตอนการดำเนินงานโดยละเอียด กำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละส่วนงาน และกำหนดมาตรการควบคุมเพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานเป็นไปตามแผนที่วางไว้
3. วิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (Business Impact Analysis - BIA)
ขั้นตอนนี้เป็นการระบุและประเมินผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจหากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น การหยุดชะงักของการดำเนินงาน การสูญเสียรายได้ หรือความเสียหายต่อชื่อเสียง รวมถึงการกำหนด RTO (Recovery Time Objective) ซึ่งคือเวลาสูงสุดที่องค์กรสามารถหยุดชะงักได้ และ RPO (Recovery Point Objective) ซึ่งคือปริมาณข้อมูลสูงสุดที่ยอมให้สูญหายได้
4. ประเมินความเสี่ยงและภัยคุกคาม (Risk Assessment)
ระบุและประเมินความเสี่ยงและภัยคุกคามต่าง ๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นภัยธรรมชาติ ความขัดข้องทางเทคนิค การโจมตีทางไซเบอร์ หรือภาวะโรคระบาด รวมถึงการวิเคราะห์โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงเหล่านั้นและความรุนแรงของผลกระทบ เพื่อจัดลำดับความสำคัญในการรับมือ
5. พัฒนากลยุทธ์และแนวทางการแก้ปัญหาความต่อเนื่องทางธุรกิจ
เมื่อทราบถึงผลกระทบและความเสี่ยงแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการพัฒนากลยุทธ์และแนวทางแก้ไข เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจจะสามารถดำเนินต่อไปได้ เช่น การสำรองข้อมูล การจัดหาอุปกรณ์สำรอง การวางแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤต หรือการจัดเตรียมสถานที่ทำงานสำรอง
6. จัดทำและพัฒนาแผน BCP
นำข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์ BIA การประเมินความเสี่ยง และการพัฒนากลยุทธ์ มาจัดทำเป็นเอกสาร BCP ที่สมบูรณ์และชัดเจน โดยระบุขั้นตอนการปฏิบัติงานอย่างละเอียด ผู้รับผิดชอบ ช่องทางการสื่อสาร และทรัพยากรที่จำเป็นในภาวะฉุกเฉิน
7. ทดสอบและฝึกซ้อมแผน
การทดสอบและฝึกซ้อมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อให้มั่นใจว่าแผน BCP สามารถใช้งานได้จริงและมีประสิทธิภาพ โดยอาจทดสอบด้วยสถานการณ์จำลอง (Scenario Exercise) หรือการฝึกซ้อมเต็มรูปแบบ เพื่อให้บุคลากรคุ้นเคยกับขั้นตอนและบทบาทหน้าที่ของตน
8. ประเมินเอกสารและศักยภาพความต่อเนื่องทางธุรกิจ
หลังจากทดสอบแล้ว ให้ประเมินผลและปรับปรุงเอกสาร BCP ให้มีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ รวมถึงประเมินศักยภาพขององค์กรในการรับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉิน ว่ามีความพร้อมเพียงพอหรือไม่ มีจุดแข็งหรือจุดอ่อนใดที่ต้องปรับปรุง
9. ทบทวนและปรับปรุงแผนอย่างต่อเนื่อง
BCP ไม่ใช่แผนที่ทำครั้งเดียวแล้วจบ แต่ต้องมีการทบทวนและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กร เทคโนโลยี และภัยคุกคามต่าง ๆ อาจกำหนดให้มีการทบทวนอย่างน้อยปีละครั้ง หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเกิดขึ้น
สร้างแผน BCP ที่พร้อมรับทุกวิกฤตกับ InterRisk Asia
หนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพสำหรับการวางแผน BCP คือ เลือกปรึกษาด้านการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจกับทาง InterRisk ซึ่งเป็นบริษัทชั้นนำภายใต้เครือ MS&AD จากประเทศญี่ปุ่น และดูแลโดยทีมที่มีประสบการณ์ด้าน BCMS โดยตรง ช่วยวางแผนและออกแบบ BCP ที่เหมาะกับบริบทในแต่ละธุรกิจด้วยเครื่องมือและเทมเพลตที่ใช้ได้จริง ผ่านการทดสอบและปรับปรุงแผนให้สอดคล้องกับปัจจุบันอยู่เสมอ
โดยที่ InterRisk ยังมีบริการอื่น ๆ เช่น การฝึกอบรมเพื่อเพิ่มองค์ความรู้ด้าน BCMS การจัดทำ Business Impact Analysis (BIA) การให้คำปรึกษาเพื่อต่อยอดสู่มาตรฐาน ISO 22301 และอีกมากมายที่ครบจบในเรื่อง BCMS
สรุป BCP คือตัวช่วยสำคัญ ที่ทุกองค์กรจำเป็นต้องมี
การวางแผนทำ BCP คือเรื่องสำคัญที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม เพราะในแต่ละวันเราไม่สามารถรู้ได้เลยว่าจะมีสถานการณ์อะไรเกิดขึ้น และจะส่งผลกระทบกับองค์กรได้ขนาดไหน ดังนั้น การมีแผนรับมือฉุกเฉินจึงเป็นสิ่งที่จะช่วยให้ธุรกิจยังคงเดินหน้าต่อไปได้ และส่งผลกระทบน้อยหรือแทบไม่ส่งผลกระทบกับธุรกิจเลย เพื่อให้การทำ BCP มีประสิทธิภาพมากที่สุด การปรึกษาทีมงานที่มีประสบการณ์ที่ InterRisk ก็เป็นวิธีที่จะช่วยให้องค์กรของคุณมีแผน BCP ที่พร้อมรับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉิน ด้วยบริการทำแผน BCP ที่ครบวงจรทุกขั้นตอน และมีเทรนนิ่งที่ครอบคลุมได้หลายภาคอุตสาหกรรม
ติดต่อ InterRisk วันนี้ เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่า “เมื่อเกิดวิกฤต องค์กรของคุณจะผ่านพ้นวิกฤตได้แบบไม่สะดุด” ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ ให้ InterRisk ช่วยวางรากฐานและสร้างแผน BCP ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ เพื่อ Turning Risks to Resilience ไปด้วยกัน
ติดต่อทีมที่ปรึกษาของ InterRisk
- เบอร์โทร: +66 (0) 2679 5276 / +66 (0) 2679 5278
- อีเมล: info@interriskthai.co.th
- คอนเทนต์พิเศษ
สำหรับคุณ - TOP ประชาสัมพันธ์
- วิดีโอยอดนิยม
