Hybrid Working คืออะไร? ออกแบบการทำงานให้ทีมร่วมงานกันได้แม้อยู่คนละที่

Hybrid Working คืออะไร? ออกแบบการทำงานอย่างไรให้ทีมทำงานร่วมกันได้แม้อยู่คนละที่

เช้าวันจันทร์อาจเริ่มต้นด้วยการประชุมทีมในออฟฟิศ ส่วนวันอังคารเป็นเวลาสำหรับทำงานที่ต้องใช้สมาธิจากบ้าน ภาพการทำงานลักษณะนี้สะท้อนแนวคิดของ Hybrid Working ซึ่งผสมผสานการทำงานในสำนักงานกับการทำงานจากสถานที่อื่นเข้าด้วยกัน ภายใต้ข้อตกลงที่เหมาะกับหน้าที่และการประสานงานของแต่ละทีม

สำหรับผู้ที่กำลังศึกษาว่า hybrid working คืออะไร บทความจาก Rockworth อธิบายแนวคิด ข้อดี และสิ่งที่องค์กรควรเตรียมพร้อมไว้ การนำรูปแบบนี้มาใช้ให้เหมาะกับงานจริงควรเริ่มจากคำถามว่า งานแบบใดต้องอาศัยการพบกัน และงานแบบใดสามารถรับผิดชอบจากระยะไกลได้ ก่อนกำหนดจำนวนวันเข้าออฟฟิศ

ประเด็นสำคัญ

• กำหนดวันเข้าออฟฟิศให้สัมพันธ์กับกิจกรรมและการประสานงานของทีม
• ตกลงช่องทางสื่อสาร ช่วงเวลาที่ติดต่อได้ และผลลัพธ์ของงานให้ชัดเจน
• จัดพื้นที่สำหรับงานร่วมกัน งานที่ต้องใช้สมาธิ และการประชุมออนไลน์
• ทดลองใช้ เก็บปัญหาจากงานจริง แล้วปรับตารางและพื้นที่ให้เหมาะสม

เริ่มจากลักษณะงาน แล้วจึงกำหนดวันทำงาน

การกำหนดให้ทุกคนเข้าออฟฟิศในวันเดียวกันอาจเหมาะกับบางทีม แต่แต่ละฝ่ายย่อมมีวิธีทำงานต่างกัน ตัวอย่างเช่น ทีมออกแบบอาจต้องพบกันในวันที่ตรวจตัวอย่างวัสดุ

ขณะที่ทีมวางแผนอาจใช้วันเข้าออฟฟิศเพื่อหารือโจทย์และตัดสินใจร่วมกัน ก่อนแยกไปจัดทำรายละเอียดตามหน้าที่

แบ่งกิจกรรมก่อนวางตาราง

องค์กรจึงอาจเริ่มด้วยการแบ่งกิจกรรมออกเป็นงานที่ต้องทำร่วมกัน งานที่ต้องใช้สมาธิ และงานที่ต้องเข้าถึงอุปกรณ์หรือเอกสารในสำนักงาน จากนั้นจึงวางตารางให้สัมพันธ์กับกิจกรรมเหล่านั้น วิธีนี้ช่วยให้แต่ละคนเข้าใจวัตถุประสงค์ของการเข้าออฟฟิศ และเตรียมสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันได้ล่วงหน้า

เช่น หากทีมกำหนดวันพุธเป็นวันทบทวนโครงการ ก็ควรแจ้งประเด็นที่ต้องตัดสินใจและข้อมูลที่ต้องเตรียมก่อนถึงวันประชุม เพื่อให้เวลาที่พบกันนำไปสู่ข้อสรุปที่นำไปทำงานต่อได้

ทำข้อตกลงให้ชัดเจนก่อนแยกย้ายไปทำงาน

ความยืดหยุ่นจะจัดการได้ง่ายขึ้นเมื่อทีมมีข้อตกลงร่วมกัน ทั้งช่วงเวลาที่ติดต่อได้ ช่องทางสำหรับเรื่องเร่งด่วน และวิธีรายงานความคืบหน้า หากไม่มีแนวทางเหล่านี้ พนักงานอาจไม่แน่ใจว่าต้องตอบข้อความทันทีหรือสามารถรอจนทำงานชิ้นปัจจุบันเสร็จได้

กำหนดวิธีติดตามงานและผลลัพธ์

ตัวอย่างข้อตกลงที่นำไปปรับใช้ได้ ได้แก่ การอัปเดตสถานะงานก่อนประชุมประจำสัปดาห์ การระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดส่งในพื้นที่กลาง รวมถึงการบันทึกข้อสรุปหลังหารือเรื่องสำคัญ เพื่อให้สมาชิกที่ไม่ได้อยู่ในบทสนทนารับทราบข้อมูลเดียวกัน

หัวหน้าทีมควรตกลงด้วยว่างานที่เสร็จสมบูรณ์ต้องมีองค์ประกอบใดบ้าง เช่น รายงานต้องผ่านการตรวจข้อมูลและได้รับความเห็นจากฝ่ายที่เกี่ยวข้องแล้ว

การกำหนดผลลัพธ์ให้ชัดช่วยลดความคลุมเครือในการติดตามงานเมื่อไม่ได้เห็นขั้นตอนการทำงานของกันและกันตลอดวัน

จัดพื้นที่ออฟฟิศตามกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริง

เมื่อวางแผนการทำงานแล้ว ลองสำรวจว่าพื้นที่ที่มีอยู่รองรับกิจกรรมของทีมได้เพียงใด หากพนักงานเข้ามาเพื่อหารือโครงการ แต่มีเพียงโต๊ะทำงานเรียงติดกัน การพูดคุยอาจรบกวนผู้ที่กำลังทำงานเงียบ ๆ ขณะเดียวกัน หากมีแต่พื้นที่ส่วนกลาง ผู้ที่ต้องตรวจเอกสารหรือเตรียมข้อมูลก่อนประชุมก็อาจหามุมทำงานได้ยาก

แยกพื้นที่ตามการใช้งาน

แนวทางหนึ่งคือกำหนดพื้นที่สำหรับการพูดคุย พื้นที่ทำงานที่ต้องใช้สมาธิ และจุดสำหรับประชุมออนไลน์ให้เห็นชัด โดยเริ่มจากการปรับการใช้งานพื้นที่เดิมก่อนพิจารณาซื้อเฟอร์นิเจอร์เพิ่มเติม

เช่น ทดลองใช้ห้องประชุมขนาดเล็กเป็นห้องทำงานเงียบในช่วงที่ไม่มีการจอง แล้วเก็บความคิดเห็นจากผู้ใช้งาน

วางวิธีใช้โต๊ะร่วมกัน

สำหรับองค์กรที่ใช้โต๊ะร่วมกัน ควรวางวิธีจองโต๊ะ การเก็บของส่วนตัว และการคืนพื้นที่หลังใช้งานให้พร้อมด้วย เพราะรายละเอียดเหล่านี้มีผลต่อประสบการณ์ตั้งแต่พนักงานเดินทางมาถึงสำนักงาน

อาจเริ่มด้วยการแจ้งให้ชัดว่าโต๊ะใดมีจอหรืออุปกรณ์พร้อมใช้ และพนักงานต้องนำสิ่งใดมาเอง เพื่อให้เลือกจุดทำงานได้ตรงกับงานที่เตรียมมาทำ

ให้คนที่เข้าร่วมจากระยะไกลมีส่วนร่วมได้

ลองนึกถึงการประชุมที่สมาชิกส่วนใหญ่นั่งอยู่ในห้องเดียวกัน ส่วนอีกสองคนเข้าร่วมผ่านวิดีโอ หากคนในห้องพูดแทรกกันหรือชี้ข้อมูลบนกระดานที่กล้องมองไม่เห็น ผู้เข้าร่วมจากระยะไกลอาจติดตามประเด็นได้ไม่ครบ

ทีมสามารถปรับวิธีประชุมโดยส่งเอกสารล่วงหน้า เปิดไฟล์ที่ทุกคนเข้าถึงได้พร้อมกัน และให้ผู้ดำเนินการประชุมเว้นช่วงรับความคิดเห็นจากผู้ที่ออนไลน์ ก่อนจบควรทบทวนสิ่งที่ตกลง ผู้รับผิดชอบ และกำหนดส่งให้ครบถ้วน

นอกจากนี้ การตัดสินใจที่เกิดขึ้นระหว่างการพูดคุยในออฟฟิศควรถูกบันทึกไว้ในช่องทางกลางด้วย เพื่อให้สมาชิกที่ทำงานจากสถานที่อื่นสามารถทำงานต่อบนข้อมูลชุดเดียวกันได้

ทดลองใช้และปรับจากปัญหาที่พบ

องค์กรอาจเริ่มทดลอง Hybrid Working กับทีมที่มีลักษณะงานเหมาะสมเป็นระยะเวลาที่กำหนด เช่น หกสัปดาห์ พร้อมเลือกประเด็นติดตามตั้งแต่ต้น ทั้งความตรงต่อเวลาของงาน ปัญหาในการประสานงาน และความเพียงพอของพื้นที่ในวันที่เข้าออฟฟิศ

เมื่อครบช่วงทดลอง ควรเปิดโอกาสให้ทีมสะท้อนปัญหาอย่างเจาะจง เช่น วันประชุมไม่ตรงกับวันที่ผู้ตัดสินใจเข้ามา หรือพื้นที่สำหรับวิดีโอคอลไม่เพียงพอ แล้วปรับตารางและวิธีใช้พื้นที่ตามสิ่งที่พบ

ควรแยกปัญหาที่แก้ได้ด้วยข้อตกลงของทีมออกจากเรื่องที่ต้องปรับพื้นที่หรืออุปกรณ์ แล้วกำหนดผู้รับผิดชอบและช่วงเวลาทบทวนครั้งถัดไป เพื่อให้ข้อเสนอแนะถูกนำไปปรับใช้จริง

คำถามที่พบบ่อย

Hybrid Working ต้องเข้าออฟฟิศกี่วัน

ไม่มีจำนวนวันที่เหมาะกับทุกทีม ควรพิจารณาลักษณะงาน ความจำเป็นในการพบกัน และอุปกรณ์ที่ต้องใช้ร่วมกัน แล้วกำหนดตารางให้สอดคล้องกับข้อตกลงขององค์กร

Hybrid Working ต่างจาก Work from Home อย่างไร

Hybrid Working ผสมผสานการทำงานในสำนักงานกับการทำงานจากสถานที่อื่น ส่วน Work from Home หมายถึงการทำงานจากบ้าน ซึ่งอาจเป็นส่วนหนึ่งของรูปแบบ Hybrid Working ได้

ควรเริ่มทดลอง Hybrid Working อย่างไร

เริ่มจากทีมที่มีงานเหมาะสม ตกลงวันพบกัน ช่องทางสื่อสาร และผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบ จากนั้นทดลองในช่วงเวลาที่กำหนดและเก็บปัญหาเพื่อนำมาปรับวิธีทำงาน

สรุป

Hybrid Working ที่เหมาะกับองค์กรจึงต้องอาศัยทั้งตารางที่สัมพันธ์กับงาน ข้อตกลงที่เข้าใจตรงกัน และพื้นที่ที่รองรับการใช้งานจริง เมื่อองค์ประกอบเหล่านี้ทำงานสอดคล้องกัน ทีมก็จะมีแนวทางที่ชัดเจนว่าจะใช้เวลาที่พบกันอย่างไร และจะรับผิดชอบงานต่ออย่างไรในวันที่อยู่คนละสถานที่